工作简报要讲究可读性

工作简报要讲究可读性

工作简报不管是汇报情况，还是沟通联系、指导工作，做为一种信息传递的形式，总是要让人看的。工作简报的作用和价值，一方面取决于简报所反映的问题本身；另一方面还取决于被读者所接受的程度的高低。所以，我们在编写简报时，如何让人愿意读，读得进，是从着手写简报的那一时刻起就必须想到的。现在，随着机关工作人员文化水平的提高，人们对自己所从事的工作、对社会生活认识的不断深化，对周围事物的选择性加强，人们在事实上自觉不自觉地对工作简报这一类应用文体也有个选择的问题。这个选择性实质上就是它的可读性。

如何增强工作简报的可读性呢？从内容上说，笔者认为：

第一，提高相关性，可增强可读性。

所谓相关性，一方面是指某一情况和人们的实践活动关系密切的程度；另一方面是人们所给以关心的程度。

简报反映的内容应与党的中心工作密切相关，为上级领导和广大群众所关心，就是一定要“结合形势”。如果不考虑这种相关性，使简报所反映的情况与当前党的中心工作不相干，群众不关心，这样的简报就没有什么可读性。

第二，反映情况真实、完整，可增强可读性。

真实是工作简报的生命，是提高可读性的前提和关键。我们现在有些工作简报之所以可读性不高，和内容不真实有很大关系。所谓不真实，这其中包含两个方面，一方面是不“真”，一方面是不“实”。不真的主要表现是：

一是弄虚作假，或无中生有，把好的说成坏的，把没有说成有；或绝对化，说好，好得白璧无瑕；说差，差得一无是处。二是以偏概全。比如：某局新买进了一张乒乓球台，工间操常有同志去挥拍打上几下，结果写在简报上就成了“全局上下开展了丰富多采的文体活动”。某领导同志新上任时到档案室走了一趟，结果出现在简报上就成了“非常关怀，重视文书档案工作。”三是浮夸。把八分说成十分，刚刚做出决定，就说成已“干得热火朝天”；正在进行中的事，却说成了“已经圆满完成”；把“少数”写成“多数”，多数写成“全体”；本来反映很一般，却写成“极大的鼓舞”，“深刻的教育”云云。

工作简报的另一大忌就是不“实”，即在简报中让人看不到一点具体的东西，一写反映就是“明确了目标”，“提高了认识”；一写成绩就是“大搞”、“狠抓”、“认识普遍提高”等等，都是空中悬着，落不到实处。这种“假、大、空”的简报，怎么不让人感到乏味？！

第三，反映情况及时，可增强可读性。

简报是工作报告一类文书中的“轻骑”，是上级领导和许多同志及时了解情况的重要渠道。及时、迅速是它的一个特点，特别是随着社会生活节奏的逐步加快，人们对工作简报在时效方面提出了更高的要求。但现在实际情况是，简报作为反映情况的渠道不畅通，反映情况太慢。写简报的同志遇事瞻前顾后，领导不讲话，结论不出来，不敢动笔，这是其一；其二是在行文过程中，负责审批的同志缺乏时间观念，一压就压上十天、半个月才看，新闻成了旧闻，写简报等于“炒剩饭”，看简报等于“吃剩饭”。这还有什么味道？

第四，简明扼要可增强可读性。

简报要避免“穿靴戴帽”、“全身披挂”、文章长、废话多的现象，不要大事小事都上挂下连，把“意义”、“目的”、“重要性”、“必要性”都写上一通，生怕人家不明白。如今机关工作日益繁忙，人们总是希望在尽可能短的时间内接受和处理更多的信息。在这种情况下，又空又长的简报势必成为人们厌恶的对象。